Il modello organizzativo più efficace per l’acquisto di materiali di marketing e comunicazione

COME IPOTIZZARE UNA METODOLOGIA O MODELLO DI ACQUISTO IN GRADO DI MASSIMIZZARE L’EFFICACIA NEGOZIALE CON UNA GOVERNANCE DELLA SPESA

Il modello organizzativo con cui gestiamo il processo d’acquisto dei materiali di marketing e comunicazione è importante per fornire valore e migliorare le performance economiche, di qualità e servizio.

Le Principali Fasi e Responsabilità nel Processo di Acquisto che dobbiamo gestire sono:

• La gestione del brief per la stesura del capitolato
• La definizione delle specifiche e capitolato
• La strategia di fornitura fin dal momento di definizione delle specifiche tecniche e del capitolato
• La valutazione delle offerte dei fornitori
• La negoziazione e definizione del contratto
• La valutazione delle prestazioni dei fornitori

A livello organizzativo, in funzione del livello di “maturità” del processo di acquisto del materiale di stampa e comunicazione e dell’importanza di fatturato possiamo trovare tipicamente 4 situazioni:

• Il marketing è autonomo in tutte le fasi del processo d’acquisto
• Gli Acquisti supportano il Marketing nella fase di scelta dei fornitori, nella negoziazione e stesura del contratto
• Marketing e Acquisti lavorano in Team fin dalla prima fase del processo d’Acquisto
• Gli Acquisti governano il processo d’Acquisto in autonomia a fronte del capitolato tecnico definito dal Marketing

La scelta del modello per l’azienda è da valutare in funzione del contesto organizzativo in cui si trova, del dimensionamento (numero di risorse) delle Funzioni di Marketing e Acquisti, delle competenze delle persone, dall’importanza del valore acquistato e dal settore di riferimento (Business to Consumer o Business to Business).

In funzione anche del Commitment e dall’orientamento della azienda possiamo trovarci in situazioni dove:

• Il marketing è una spesa che deve essere minimizzata
• L’obiettivo è raggiungere il budget di spesa prevista
• Il marketing è un investimento da ottimizzare

Se l’obiettivo è massimizzare l’efficacia negoziale con una governance della spesa dobbiamo ipotizzare una metodologia o modello d’acquisto che si adatta al tipo di organizzazione e contesto in cui ci troviamo (competenze, tempo, obiettivi, …) e dall’importanza della categoria d’acquisto.

Esempio di modelli negoziali potrebbero essere.

1. Per una gara di materiale POP: un team Marketing&Acquisti che prevede un Early Involvement negoziale degli Acquisti (dalla definizione delle Specifiche)
2. Per l’acquisto di “Agenzie Creative: un ruolo centrale del Marketing con un Supporto Negoziale degli Acquisti (nella fase negoziale e contrattuale)
3. Per l’acquisto di “materiale standard”: un ruolo centrale degli Acquisti
4. Per l’acquisto di SPOT pubblicitari: un ruolo centrale ed unico del Marketing

L’analisi del processo d’acquisto in cui si trova l’azienda (AS IS), deve determinare le aree di miglioramento e la situazione organizzativa migliore (TO BE) che permetta di raggiungere gli obiettivi prefissati.

Buona riflessione!

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