La Creatività negli Acquisti

La creatività negli Acquisti è un parametro innovativo che in molte aziende non viene considerata ancor oggi come contributo alla creazione di un vantaggio competitivo. Motore dell’innovazione è quindi la creatività, cioè “unire elementi esistenti con connessioni nuove, che siano utili” (Henri Pointcaré, matematico) e produrre “un qualcosa” che possa affrontare una sfida fondamentale: la competizione glo-cale.
La strategia d’impresa è pertanto il mezzo che permette di progettare l’identità aziendale a partire dal livello di creatività sviluppata, dall’innovazione adottata e dalla rete di alleanze e partnership create.

Alcune definizioni

Iniziamo con alcune definizioni che ci aiuteranno a comprendere i processi creativi e innovativi. Ci soffermeremo solo su qualche concetto di base, ad esempio l’invenzione, l’innovazione e la creatività innovativa.

• L’invenzione si riferisce alla scoperta di una novità, ad esempio un apparecchio, un processo o un sistema. Un’invenzione può essere qualcosa di radicalmente nuovo oppure può solamente introdurre in un modo diverso soluzioni già note o creare un nuovo bisogno sul mercato. Le invenzioni vengono spesso brevettate. In termini commerciali l’invenzione rappresenta una spesa. Con la gestione dei processi innovativi cerchiamo di trasformare un’invenzione in un investimento o di valorizzarla sul mercato.
• Il termine innovazione deriva dal verbo latino innovare che significa “rinnovare” o “cambiare”. È quindi chiaro già dal significato etimologico che l’innovazione non si riferisce alla scoperta di qualcosa di nuovo. L’innovazione è ciò che in un’impresa genera nuove fonti di profitto e aumenta il suo vantaggio competitivo.

Le innovazioni di solito includono la creatività, non sono però la stessa cosa. L’innovazione potrebbe essere definita come la riuscita attuazione di idee creative nella realtà imprenditoriale. La creatività di un individuo o un gruppo è il punto d’inizio del processo innovativo; è un elemento necessario ma non sufficiente.
I processi mentali che portano alle idee innovative partono dall’analisi dei problemi e dalle associazioni tratte dalle conoscenze rilevanti per far nascere la sintesi e la creazione di una soluzione innovativa.

Le capacità innovative si possono apprendere. Non addentrandoci troppo nei dettagli, vorremo presentare un fatto interessante. La maggioranza degli esistenti posti di lavoro richiede capacità analitiche e attenzione per i dettagli: tutti processi mentali che si verificano nell’emisfero sinistro del cervello. Anche gli istituti di istruzione tendono a valorizzare tali abilità. Tuttavia, i processi creativi, la capacità di avere una visuale più  ampia, l’innovazione ecc. si svolgono nell’emisfero destro del cervello.

Per poter produrre un’innovazione di successo è perciò necessario completare i processi mentali dell’emisfero sinistro (pur sempre di massima importanza) con la creatività dell’emisfero destro. Inoltre, non si hanno soluzioni innovative di un problema senza le giuste conoscenze dalle quali si possono ricavare. Si può aumentare la probabilità di creare soluzioni innovative con l’uso di metodi ripetibili per risolvere i problemi, la documentazione delle conoscenze interne ed esterne nonché una chiara visione aziendale. In questo modo si rafforzano le connessioni nervose tra l’emisfero sinistro e quello destro e la creatività si sviluppa in un’abilità sempre più pronunciata.

Creare una cultura dell’innovazione e della creatività

Le migliori idee vengono create nei settori meno prevedibili. In realtà molte imprese di successo traggono buone prassi e idee fuori dal proprio settore di lavoro. Molto spesso le buone idee si trovano in altri segmenti di mercato o in altri posti del mondo. L’accesso alle conoscenze globali rilevanti è un prerequisito necessario per poter identificare tali possibilità. La creazione di una cultura innovativa capace di ricavare nuove idee e conoscenze fuori dal proprio settore sta diventando uno dei principali compiti delle direzioni delle imprese.

La collaborazione è fondamentale per il successo innovativo. Non cercate di inventare tutto da soli. Includete nei processi innovativi anche esperti e innovatori esterni. Usate strumenti che permettono di identificare fonti di conoscenza interne e esterne e includeteli nelle attività innovative.

Negli Acquisti è necessario sempre più sviluppare il processo innovativo di idee, soluzioni, alternative che permettano di generare nel tempo un miglioramento costante delle performance; la creatività si base anche su un processo di sviluppo e consolidamento culturale.

CULTURA E CREATIVITÀ NEGLI ACQUISTI

E’ interessante capire come il concetto di innovazione e creatività negli Acquisti possa essere associato e sviluppato. Se consideriamo il concetto di cultura e creatività lo possiamo condurre al significato di Arte: Arte, infatti, deriva dal latino AR-TEM, che ha come senso principale il mettere in moto, il muoversi verso, il muovere e suscitare, il condurre a perfezione. Arte quindi come Cultura e Creatività (Fig.1).

L’ARTE NEGLI ACQUISTI: CULTURA E CREATIVITÀ NEGLI ACQUISTI

CULTURA, deriva dal latino Cultura, coltivare con cura, e riferito alle persone significa far crescere “il Cuore e la Mente”. Questo concetto tradotto negli Acquisti lo possiamo associare a ORGANIZZAZIONE E COMPETENZE.
CREATIVITÀ, deriva dal latino Creare , fare, creare, agire, generare il nuovo. “Creatività è unire elementi esistenti con connessioni nuove, che siano utili”. Questo concetto tradotto negli Acquisti lo possiamo associare al MARKETING D’ACQUISTO e al PROCESSO NEGOZIALE.

Fig. 1: Arte – Cultura e Creatività

CULTURA: ORGANIZZAZIONE&COMPETENZE – FORMARE IL CUORE E LA MENTE

Organizzazione: formare il cuore
L’aspetto organizzativo negli Acquisti è un prerequisito necessario ma non sufficiente per generare un miglioramento delle performance d’Acquisto. L’organizzazione in un’azienda è come il cuore che da linfa a tutti i processi per mettere in moto il raggiungimento degli obiettivi con riferimento alla vision e mission aziendale.

Per capire se la vostra azienda ha una visione organizzativa degli Acquisti coerente alla generazione di valore e vantaggio competitivo è utile rispondere alle seguenti domande:

• Gli Acquisti hanno una visione strategica (3 anni) coerente con il business dell’azienda?
• Gli Acquisti fanno parte del Board o Steering Committee dell’azienda?
• Qual è organizzazione degli Acquisti?: dipendenze gerarchiche e funzionali, ruoli e responsabilità all’interno (es. separazione Acquisti da Approvvigionamento, …), …
• Investiamo nel considerare gli Acquisti come Centro di Profitto e non di Costo?
• Il numero di persone è idoneo a svolgere le attività strategiche , tattiche e a valore aggiunto?
• Diamo obiettivi di miglioramento delle performance d’Acquisto motivando ed incentivando le persone?
• Esiste un sistema di KPI e reporting focalizzato sull generazione del Valore e sulla riduzione del Costo Totale d’Acquisto?
• Lavoriamo sul processo d’Acquisto coinvolgendo e corresponsabilizzando il Cliente Interno sugli stessi obiettivi?

Se la risposta a queste domande non è positiva è chiaro che uno dei primi obiettivi è Riorganizzare e consolidare il processo degli Acquisti attraverso un piano di sviluppo organizzativo.

Competenze: formare la mente
Un altro requisito fondamentale per generare valore e miglioramento delle performance d’acquisto è il livello di competenze delle persone dei vari ruoli all’interno della Funzione Acquisti. Avere il “cuore” (Organizzazione) non basta; la mente (competenze) è l’elemento che vi permette di tradurre in risultati quanto descritto ed ipotizzato a livello organizzativo. Le domande di seguito riportate devono essere viste come stimoli per una vostra analisi e riflessione interna alla vostra azienda.

• Le competenze  presenti sono idonee ai Ruoli, Responsabilità ed obiettivi degli Acquisti?
• Investiamo in percorsi di crescita (formazione) e consolidamento delle competenze sul campo  (coaching, affiancamento, consulenza, …) ?
• Come vengono gestiti i “potenziali”? Esiste un sistema di valutazione delle competenze e delle prestazioni che permetta in modo oggettivo, condividendolo con le singole persone, di valutare i punti di forza e debolezza per stabilire un piano di miglioramento?
• Esiste una Job Rotation all’interno degli Acquisti?
• Le competenze e i profili professionali sono cercati anche all’esterno o ci limitiamo a valutare solo persone provenienti da altre funzioni dell’azienda?

Se dalla vostra analisi e riflessione ritenete deboli i ruoli e le competenze delle persone degli Acquisti, l’obiettivo è sviluppare e consolidare le competenze d’Acquisto attraverso un Piano di Sviluppo delle Competenze.

CREATIVITÀ: MARKETING D’ACQUISTO & PROCESSO NEGOZIALE – SCOPRIRE IL NUOVO E GENERARE UTILE

Marketing d’Acquisto: Scoprire il Nuovo
Siamo lenti a capire e a rispondere ai cambiamenti di mercato? Il nostro obiettivo è scoprire il nuovo per generare opportunità di miglioramento !

Non dimentichiamo che il primo obiettivo del Buyer è creare la concorrenza. Creare la concorrenza permette di essere più competitivi negli acquisti ma anche ridurre il rischio di approvvigionamento; la concorrenza si crea attraverso un processo di Marketing d’Acquisto che permetta di conoscere e valutare nuovi fornitori, nuovi prodotti, nuove tecnologie, nuovi servizi e nuove soluzioni.

La ricerca costante del nuovo, stimolata anche dalla curiosità, ha come base la creatività individuale e dell’azienda. Dobbiamo essere proattivi ed innovatori per essere i “leader” di mercato, se reagisco a situazioni critiche che subisco saremo sempre in ritardo rispetto ai nostri competitors.

L’azienda deve poter offrire agli Acquisti l’opportunità di scoprire il nuovo; le domande successive permettono di capire la vostra propensione, con una visione strategica, al nuovo:

• Gli Acquisti riescono a creare concorrenza ai fornitori attuali per ridurre il TCO (Costo Totale d’Acquisto) e  aumentare  la sicurezza d’Approvvigionamento?
• I buyers visitano i  fornitori?
• I Buyer visitano fiere di settore?
• Il marketing d’Acquisto è locale o globale ?
• Quali sono le strategie dei  nostri competitors  a livello Acquisti?
• Esiste un Piano strategico ed operativo di Categoria Merceologica (Category Plan), dove si evidenzia la strategia sul mercato di fornitura?
• La segmentazione dei fornitori (Matrice di segmentazione) per definire la strategia di sourcing viene  fatta? Se si esiste un piano operativo di Marketing d’Acquisto?
• Quali sono le opportunità che la stategia di sourcing (globale, locale) può generare?

L’obiettivo è ricercare nuove opportunità di prodotti, fornitori, soluzioni per migliorare la competitività d’Acquisto attraverso la definizione ed implementazione dei Piani Strategici ed operativi di Categoria Merceologica: i CATEGORY PLAN.

Processo negoziale: generare l’Utile
La negoziazione è il momento in cui si deve tradurre in risultati quanto definito nella stesura delle strategie e nella definizione delle azioni all’interno di ogni singola Famiglia Merceologica.

È quindi un momento fondamentale che deve essere preparato con cura. Non sempre si arriva alla trattativa preparati con una strategia, con delle tattiche negoziali e con una definizione degli obiettivi per tutti i parametri negoziali, che non siano solo il prezzo. In questo articolo affronteremo il tema della gestione di tutto il processo negoziale per arrivare in trattativa avendo le migliori opportunità di ottenere i target prefissati.

La trattativa non è solo il momento in cui ci si incontra con il fornitore, ma è un processo che parte dalla definizione della strategia all’interno della famiglia merceologica (vedi Fig. 2 “Il processo negoziale”)

Fig. 3: Cultura – Formare il Cuore e la Mente

Per valutare il vostro posizionamento rispetto alle best practices del “processo negoziale”, provate a rispondere alle seguenti domande:

• Esiste una strategia negoziale nei confronti dei fornitori?
• Come  I buyer si preparano alla trattativa?
• Come I buyer definiscono gli obiettivi e la tattica negoziale?
• Come  viene condotta la trattativa con il fornitore?
• I buyer riescono a trovare soluzioni ed alternative che soddisfano le parti (Win-Win)?
• I buyer riescono a individuare “innovazioni” negoziali (creatività)  che spiazzano il fornitore?
• Le negoziazioni sono consuntivate? Esiste un report negoziale che va al di là del puro aspetto economico?
• Riusciamo a capitalizzare la storia negoziale con il fornitore?
• Come manteniamo e gestiamo il knowledge negoziale all’interno dell’azienda?

Nonostante l’importanza di questi aspetti relativi  al processo negoziale purtroppo non vedo all’interno delle aziende strumenti e sistemi integrati che gestiscano, in modo semplice ma efficace, tutte le fasi del processo negoziale.
L’obiettivo è migliorare l’efficacia negoziale per generare l’utile attraverso lo sviluppo di un metodo e l’implementazione di  strumenti di supporto al processo negoziale.

SINTESI CULTURA E CREATIVITÀ NEGLI ACQUISTI

Cultura significa creare le condizioni all’interno dell’azienda per migliorare le performance d’Acquisto (Fig.3); Creatività significa agire sul mercato dei fornitori con una visione strategica e un forte processo negoziale per generare un miglioramento costante del Valore e del Costo Totale d’Acquisto (Fig.4).

Fig. 3: Cultura – Formare il Cuore e la Mente

Fig. 4: Creatività – scoprire il Nuovo e generare l’Utile

Il Piano Strategico degli Acquisti  è lo “strumento” che sintetizza  i punti  di Cultura e Creatività (che significano Organizzazione & Competenze e Marketing d’Acquisto & Processo Negoziale). La definizione del Piano Strategico degli Acquisti con una visione a 3 anni migliora e mantiene la competitività dell’azienda nel breve, medio e lungo periodo.

Il Piano Strategico degli Acquisti traduce la missione e la strategia di un’azienda in azioni orientate a migliorare le performance d’acquisto e a generare vantaggio competitivo.

Sviluppare un Piano strategico significa (Fig. 5):

• Definire le priorità strategiche degli acquisti andando ad analizzare quali sono i fattori critici di successo dell’azienda nel mercato di riferimento e capire come gli acquisti possano contribuire, per ogni fattore di successo, a generare un vantaggio competitivo. In questa fase devono essere definiti obiettivi strategici, priorità ed indicatori chiave di performance (KPI) per valutare il raggiungimento dei target fissati.
• Avere la migliore Organizzazione, le migliori competenze delle Persone e i migliori Strumenti sono la garanzia per raggiungere gli obiettivi di Performance d’Acquisto. Queste tre leve rappresentano le condizioni necessarie ma non sufficienti per poter attivare delle azioni di miglioramento ed ottenere dei risultati.
• Identificare le aree di miglioramento, attraverso un’analisi iniziale, all’interno delle famiglie merceologiche per raggiungere i target di miglioramento delle performance d’acquisto (CATEGORY PLAN)

Fig. 5: Le fasi del Piano Strategico degli Acquisti