COME IPOTIZZARE UNA METODOLOGIA O MODELLO DI ACQUISTO IN GRADO DI MASSIMIZZARE L’EFFICACIA NEGOZIALE CON UNA GOVERNANCE DELLA SPESA
Il modello organizzativo con cui gestiamo il processo d’acquisto dei materiali di marketing e comunicazione è importante per fornire valore e migliorare le performance economiche, di qualità e servizio.
Le Principali Fasi e Responsabilità nel Processo di Acquisto che dobbiamo gestire sono:
- La gestione del brief per la stesura del capitolato
- La definizione delle specifiche e capitolato
- La strategia di fornitura fin dal momento di definizione delle specifiche tecniche e del capitolato
- La valutazione delle offerte dei fornitori
- La negoziazione e definizione del contratto
- La valutazione delle prestazioni dei fornitori
A livello organizzativo, in funzione del livello di “maturità” del processo di acquisto del materiale di stampa e comunicazione e dell’importanza di fatturato possiamo trovare tipicamente 4 situazioni:
- Il marketing è autonomo in tutte le fasi del processo d’acquisto
- Gli Acquisti supportano il Marketing nella fase di scelta dei fornitori, nella negoziazione e stesura del contratto
- Marketing e Acquisti lavorano in Team fin dalla prima fase del processo d’Acquisto
- Gli Acquisti governano il processo d’Acquisto in autonomia a fronte del capitolato tecnico definito dal Marketing
La scelta del modello per l’azienda è da valutare in funzione del contesto organizzativo in cui si trova, del dimensionamento (numero di risorse) delle Funzioni di Marketing e Acquisti, delle competenze delle persone, dall’importanza del valore acquistato e dal settore di riferimento (Business to Consumer o Business to Business).
In funzione anche del Commitment e dall’orientamento della azienda possiamo trovarci in situazioni dove:
- Il marketing è una spesa che deve essere minimizzata
- L’obiettivo è raggiungere il budget di spesa prevista
- Il marketing è un investimento da ottimizzare
Se l’obiettivo è massimizzare l’efficacia negoziale con una governance della spesa dobbiamo ipotizzare una metodologia o modello d’acquisto che si adatta al tipo di organizzazione e contesto in cui ci troviamo (competenze, tempo, obiettivi, …) e dall’importanza della categoria d’acquisto.
Esempio di modelli negoziali potrebbero essere.
- Per una gara di materiale POP: un team Marketing&Acquisti che prevede un Early Involvement negoziale degli Acquisti (dalla definizione delle Specifiche)
- Per l’acquisto di “Agenzie Creative: un ruolo centrale del Marketing con un Supporto Negoziale degli Acquisti (nella fase negoziale e contrattuale)
- Per l’acquisto di “materiale standard”: un ruolo centrale degli Acquisti
- Per l’acquisto di SPOT pubblicitari: un ruolo centrale ed unico del Marketing
L’analisi del processo d’acquisto in cui si trova l’azienda (AS IS), deve determinare le aree di miglioramento e la situazione organizzativa migliore (TO BE) che permetta di raggiungere gli obiettivi prefissati.
Buona riflessione!
