Il ruolo del procurement nella gestione degli stakeholder interni: come generare valore per l’azienda

Il termine “Stakeholder” è ampiamente utilizzato nel management per identificare tutti i soggetti che detengono un interesse (“stake”) nel successo di un’organizzazione. In altre parole, uno Stakeholder è chiunque possa essere influenzato, direttamente o indirettamente, dalle decisioni e dalle azioni aziendali. Nel contesto del procurement, gli Stakeholder assumono una rilevanza strategica e cruciale, in quanto le loro aspettative e necessità possono modellare il modo in cui un’organizzazione seleziona e gestisce i propri fornitori.

Gli Stakeholder interni comprendono tutte le funzioni aziendali che, direttamente o indirettamente, sono influenzati dalle decisioni di approvvigionamento o che a loro volta influenzano tali decisioni.

La gestione efficace del processo d’acquisto con gli Stakeholder garantisce che le esigenze dell’intera organizzazione siano soddisfatte e che il procurement contribuisca efficacemente agli obiettivi aziendali.

Lavorare in modo sinergico con tutti gli Stakeholder interni non solo migliora l’efficienza dei processi di acquisto, ma garantisce anche che le scelte fatte in termini di scelta dei fornitori, permettano di rispettare i requirement degli Stakeholder ottimizzando costi, qualità e livello di servizio coerentemente agli obiettivi aziendali.

Vediamo nel dettaglio come il procurement può interagire e collaborare efficacemente con i principali Stakeholder interni, rappresentati dalle diverse funzioni aziendali.

Gli Stakeholder Principali nel Procurement

1. Direzione Generale

La Direzione Generale è il vertice decisionale dell’azienda e ha il compito di stabilire gli obiettivi strategici dell’organizzazione, inclusi quelli legati ai costi, all’efficienza operativa e alla sostenibilità. Il procurement, quindi, deve assicurarsi che le proprie attività siano strettamente allineate con questi obiettivi.

• Esigenze: Riduzione dei costi, crescita del profitto, raggiungimento degli obiettivi strategici aziendali, sostenibilità.
• Modalità di collaborazione: Il procurement deve garantire che ogni decisione di acquisto contribuisca al raggiungimento degli obiettivi strategici, riducendo i costi dove possibile, senza compromettere la qualità, e perseguendo obiettivi di sostenibilità e responsabilità sociale.

 2. Risorse Umane (HR)

Anche se il legame tra procurement e risorse umane può sembrare meno diretto rispetto ad altri dipartimenti, le HR giocano un ruolo fondamentale nell’acquisizione di beni e servizi legati alla gestione del personale, come l’approvvigionamento di benefit per i dipendenti, formazione e sviluppo, e gestione degli spazi di lavoro.

• Esigenze: Forniture per la gestione degli uffici, materiali per la formazione, servizi di welfare aziendale.
• Modalità di collaborazione: Le HR e il procurement devono lavorare insieme per garantire che le esigenze dei dipendenti siano soddisfatte in modo efficiente, come per l’acquisto di benefit o pacchetti di welfare, attrezzature ergonomiche per il lavoro, o soluzioni di formazione e sviluppo del personale.

 3. IT

Il procurement ha una forte interazione con l’Information Technology (IT), specialmente quando si tratta di acquisire hardware, software, servizi di rete e consulenze specializzate. L’evoluzione tecnologica richiede scelte rapide e ben ponderate, che possono influenzare non solo i costi, ma anche la capacità dell’azienda di innovare e migliorare la propria infrastruttura digitale.

• Esigenze: Acquisto di soluzioni IT all’avanguardia, compatibilità con i sistemi esistenti, sicurezza dei dati.
• Modalità di collaborazione: Il procurement deve garantire che le soluzioni IT acquistate siano in linea con le necessità tecniche e operative dell’azienda, collaborando con l’IT per assicurarsi che i fornitori offrano supporto adeguato e che i prodotti siano scalabili e sicuri.

 4. Marketing e Vendite

Il dipartimento di Marketing e Vendite ha un’influenza cruciale sulle decisioni di procurement, soprattutto per quanto riguarda l’acquisto di materiali per le campagne promozionali, eventi e merchandising. Inoltre, una buona gestione degli acquisti può supportare il dipartimento vendite con migliori soluzioni di packaging, strumenti di promozione e analisi di mercato.

• Esigenze: Materiali di promozione e pubblicità, supporto per eventi, soluzioni di packaging che rispecchino il branding.
• Modalità di collaborazione: Il procurement collabora con marketing e vendite per assicurarsi che i materiali pubblicitari e promozionali siano acquistati a un costo ragionevole, senza compromettere la qualità e rispettando i tempi delle campagne promozionali.

 5. Ricerca e Sviluppo (R&D)

Il reparto di R&D è un altro Stakeholder chiave che collabora strettamente con il procurement per lo sviluppo di nuovi prodotti o soluzioni. Il team R&D spesso richiede materiali innovativi, fornitori specializzati o soluzioni customizzate che possono non essere immediatamente disponibili sul mercato. 

• Esigenze: Accesso a nuovi fornitori, sperimentazione di materiali innovativi, velocità di iterazione nei progetti.
• Modalità di collaborazione: Coinvolgimento anticipato del procurement nei progetti di sviluppo per identificare fornitori all’avanguardia e negoziare le migliori condizioni commerciali.

6. Produzione

Il dipartimento produzione è uno dei principali Stakeholder interni per il procurement, poiché dipende dall’approvvigionamento di materie prime, componenti e attrezzature per garantire la continuità della linea produttiva. Una cattiva gestione degli acquisti potrebbe causare ritardi nella produzione, problemi di qualità o addirittura fermi macchina. D’altro canto, una gestione efficace del procurement assicura che le risorse giuste arrivino al momento giusto, con un impatto positivo su efficienza e redditività.

• Esigenze: Tempestività nelle consegne, qualità costante dei materiali, approvvigionamento just-in-time.
• Modalità di collaborazione: Incontri periodici per aggiornamenti sulla domanda e sulle previsioni di acquisto, integrazione dei sistemi ERP per una gestione ottimale della catena di fornitura.

7. Qualità

Il team qualità è responsabile di garantire che i materiali e i servizi acquistati rispettino gli standard aziendali e normativi. Il procurement deve collaborare con il dipartimento qualità per selezionare fornitori affidabili e implementare audit periodici, assicurando che la qualità rimanga costante lungo l’intera catena di fornitura.

• Esigenze: Conformità agli standard di qualità, riduzione dei difetti, gestione efficace delle non conformità.
• Modalità di collaborazione: Audit sui fornitori, incontri di allineamento sulle specifiche di qualità, gestione di fornitori certificati e qualificati.

8. Logistica e Supply Chain

Il dipartimento Logistica e Supply Chain lavora a stretto contatto con il procurement per garantire che le merci acquistate vengano consegnate nei tempi previsti e a costi contenuti. Questa funzione è cruciale per evitare rallentamenti nella produzione e per mantenere una gestione efficiente delle scorte.

• Esigenze: Ottimizzazione delle consegne, riduzione dei costi di stoccaggio e trasporto, efficienza nei flussi di distribuzione.
• Modalità di collaborazione: Il procurement e la logistica collaborano per pianificare i tempi di consegna, ridurre i costi di trasporto e garantire che i fornitori siano in grado di soddisfare le esigenze aziendali in termini di tempi e quantità.

9. Sostenibilità e Corporate Social Responsibility (CSR)

Il tema della sostenibilità e della responsabilità sociale è sempre più al centro delle decisioni di procurement. Gli Stakeholder interni che si occupano di CSR e sostenibilità richiedono che il procurement si impegni nell’acquisto di forniture e servizi che rispettino standard etici e ambientali.

• Esigenze: Acquisti da fornitori etici e sostenibili, riduzione dell’impatto ambientale, conformità agli standard di sostenibilità.
• Modalità di collaborazione: Il procurement deve integrare criteri di sostenibilità nelle sue decisioni, collaborando con il team CSR per garantire che i fornitori siano valutati anche in base a fattori etici e ambientali.

10. Legale e Compliance

Il dipartimento legale è un altro Stakeholder chiave nelle attività di procurement, poiché fornisce supporto per la verifica dei contratti, la conformità normativa e la gestione dei rischi legati agli acquisti. Ad esempio, il procurement deve garantire che i fornitori rispettino le normative vigenti, incluse quelle relative alla sostenibilità e alla conformità ambientale.

• Esigenze: Contratti chiari e completi, conformità con le normative, gestione dei rischi legali.
• Modalità di collaborazione: Il procurement lavora a stretto contatto con il dipartimento legale per esaminare i contratti con i fornitori, garantendo che tutte le condizioni legali e normative siano rispettate, minimizzando i rischi per l’azienda.

11. Finanza e Controllo di Gestione

Il dipartimento Finanza è strettamente legato al procurement per quanto riguarda la gestione dei budget aziendali e il controllo delle spese. La funzione del procurement deve garantire che ogni acquisto rientri nei limiti di budget stabiliti e che si possa monitorare l’efficacia delle spese.

• Esigenze: Controllo dei costi, rispetto del budget, miglioramento del cash flow.
• Modalità di collaborazione: Report periodici delle spese di acquisto, incontri di revisione per valutare l’efficacia del procurement, monitoraggio delle opportunità di risparmio.

La Gestione degli Stakeholder nel Procurement

Nel procurement, il concetto di gestione degli Stakeholder implica anche costruire relazioni solide, basate su una comunicazione efficace e una comprensione reciproca. 

Un aspetto chiave è l’engagement (coinvolgimento) degli Stakeholder. Nel contesto del procurement, un coinvolgimento efficace significa comprendere quali sono le priorità dei vari Stakeholder e garantire che tali esigenze siano soddisfatte. Non si tratta solo di gestire passivamente gli Stakeholder, ma di mantenere un dialogo attivo e costruttivo con essi. 

Il Ruolo della Comunicazione con gli Stakeholder

Una comunicazione chiara e aperta è essenziale per gestire le aspettative e prevenire conflitti. Una buona comunicazione consente di anticipare possibili rischi e di identificare rapidamente soluzioni alternative.

Il Processo di Engagement degli Stakeholder nel Procurement

L’engagement degli Stakeholder è fondamentale per gestire il processo d’acquisto con efficacia ed efficienza. La gestione degli Stakeholder è diventata una vera e propria area di competenza. Secondo una ricerca condotta da Wellington nel 2021, il coinvolgimento degli Stakeholder è uno dei processi che apporta più valore ai progetti e che richiede uno sforzo di implementazione relativamente basso.

Fonte: Wellington, survey “The state of Project Management 2021”

Nel procurement, questo significa creare processi strutturati per identificare e interagire con i diversi Stakeholder, con un focus particolare sulle dinamiche di approvvigionamento. La crescente importanza dello Stakeholder Engagement rispetto allo Stakeholder Management riflette la necessità di costruire una relazione continua e proattiva con questi soggetti, piuttosto che limitarsi a gestire i singoli eventi o interazioni.

5 Passaggi per un Efficace Engagement degli Stakeholder nel Procurement

Per garantire una corretta gestione degli Stakeholder nel procurement, è consigliabile seguire questi cinque passaggi:

1. Identificazione degli Stakeholder
   Iniziare mappando tutti gli Stakeholder coinvolti nel processo d’acquisto di beni e servizi. L’identificazione accurata degli Stakeholder permette di anticipare eventuali rischi o conflitti di interesse che potrebbero emergere durante il processo di approvvigionamento.

2. Analisi degli Stakeholder
   Una volta identificati gli Stakeholder, è necessario analizzare i loro interessi, obiettivi, e il potenziale impatto che possono avere sul processo di procurement; Comprendere i loro bisogni, cosa vogliono, quale è la modalità di comunicazione più efficace per ognuno di essi e quali sono quelli più importanti per il progetto.

3. Pianificazione della Gestione delle Relazioni
   Definire una strategia chiara per gestire le interazioni con ciascun Stakeholder. Definire un piano su come gestire la relazione con ognuno degli Stakeholder:
   – di quali informazioni hanno bisogno
   – come fornirle
   – quando fornirle
   – chi le fornirà
   Questo piano dovrebbe includere:
   • La frequenza delle comunicazioni (ad esempio, aggiornamenti mensili per i fornitori strategici o rapporti trimestrali per le autorità di regolamentazione).
   • Il formato delle comunicazioni (email, incontri di persona, rapporti formali, ecc.).
   • Chi sarà il responsabile della gestione delle relazioni con ciascun Stakeholder.

4. Implementazione del Piano: questa è la fase in cui si gestisce il processo di Stakeholder engagement. In questa fase ci si confronta con gli Stakeholder, si parla con loro, si ascoltano, si riflette su cosa abbiamo imparato dall’interazione con loro e ne teniamo conto per gestire la meglio il progetto.

5. Revisione e Adattamento
   Il coinvolgimento degli Stakeholder è un processo dinamico: durante l’implementazione del piano e l’esecuzione del progetto è necessario capire se ci sono ulteriori Stakeholder che non avevamo identificato nella prima fase, capire meglio i bisogni di qualche Stakeholder se non stiamo raggiungendo i risultati che ci eravamo posti e valutare se non dobbiamo modificare e migliorare il piano che avevamo definito al punto 3.

Suggerimenti Pratici per il Procurement

• Crea una lista degli Stakeholder insieme al team di procurement: Assicurati che tutti i membri del team siano coinvolti nell’identificazione degli Stakeholder.
• Analizza il potere e l’interesse degli Stakeholder: Utilizza strumenti come la matrice “potere e interesse” per determinare l’influenza degli Stakeholder sul procurement: la Matrice Potere-Interesse aiuta a classificare gli Stakeholder in base alla loro influenza e al loro grado di interesse per il progetto di approvvigionamento. Questo aiuta a determinare il livello di attenzione da dedicare a ciascun gruppo.

• Adotta una modalità di gestione della relazione coerente con il grado di potere ed interesse dello Stakeholder nel progetto.
  
  • Gli Stakeholder “chiave” (alto potere e alto interesse) vanno gestiti da vicino, curando ogni dettaglio nella relazione. Vanno tenuti informati e coinvolti in tutte le decisioni chiave del progetto.
    Gli Stakeholder con alto potere  e basso interesse vanno trattati riconoscendone il ruolo, informandoli tempestivamente se chiedono informazioni 
  • Gli Stakeholder con basso potere ed interesse alto vanno ascoltati attivamente, mostrando considerazione e vanno tenuti informati, coinvolgendoli quando utile
  • Gli Stakeholder con basso potere ed interesse basso vanno tenuti informati regolarmente con uno sforzo minimo per la loro gestione
    
• Decidi quali richieste accogliere e quali no. Nella pratica non si potranno accontentare tutti gli Stakeholder e tutte le loro richieste. Occorre fare delle scelte, prendere delle decisioni su quali soddisfare e quali non potranno essere accolte. Anche per queste ultime occorre però gestire la relazione, comunicare con lo Stakeholder e spiegargli perché la sua richiesta non potrà essere soddisfatta dal progetto.
  
• Rispetta e gestisci le relazioni con tutti gli Stakeholder: anche gli Stakeholder con minor potere meritano rispetto. Una comunicazione aperta e rispettosa riduce i conflitti e migliora la cooperazione a lungo termine. 

Processi di Collaborazione Interna nel Procurement

Un’efficace gestione del procurement richiede un approccio sistematico e collaborativo, basato su processi integrati e una comunicazione costante tra i diversi dipartimenti. Vediamo i passaggi principali di questo processo:

 1. Allineamento degli Obiettivi

Il primo passo è garantire che gli obiettivi del procurement siano allineati con quelli dell’organizzazione. Questo significa che le strategie di acquisto devono supportare i target aziendali generali, come il miglioramento della qualità, la riduzione dei costi o l’introduzione di innovazioni. Ad esempio, se l’obiettivo strategico aziendale è l’espansione in nuovi mercati, il procurement deve essere in grado di identificare fornitori che possano supportare questo obiettivo, anche in contesti internazionali.

 2. Coinvolgimento Anticipato

Una delle migliori pratiche per ottimizzare il valore del procurement è coinvolgerlo nelle fasi iniziali dei progetti, piuttosto che trattarlo come un mero esecutore delle richieste di acquisto. Coinvolgere il procurement all’inizio consente una migliore pianificazione delle esigenze, una negoziazione più efficace con i fornitori e una riduzione dei costi. 

Ad esempio, in un progetto di sviluppo di nuovi prodotti, il procurement può identificare fornitori che offrono soluzioni più economiche o con migliori prestazioni rispetto a quelle inizialmente previste.

 3. Comunicazione e Trasparenza

La chiave per una buona relazione tra procurement e Stakeholder interni è una comunicazione chiara e trasparente. Il procurement deve fornire aggiornamenti regolari ai dipartimenti coinvolti, soprattutto quando ci sono cambiamenti nella disponibilità dei materiali, problemi con i fornitori o nuove opportunità di risparmio.

Sintesi

Il successo nel procurement dipende non solo dalla capacità di negoziare buoni contratti o di gestire i costi, ma anche dalla capacità di coinvolgere attivamente tutti gli Stakeholder. 

Il procurement, attraverso una gestione efficace degli Stakeholder interni, può ottimizzare il valore creato per l’azienda. Interfacciandosi con le diverse funzioni aziendali — dalla direzione generale, alla finanza, alle HR, fino al marketing e alle vendite — il procurement diventa una funzione strategica che contribuisce non solo a ridurre i costi, ma anche a migliorare l’efficienza, la sostenibilità e l’innovazione aziendale.

Il procurement è un partner strategico all’interno di un’organizzazione e la sua capacità di lavorare efficacemente con gli Stakeholder interni è cruciale per il successo complessivo dell’azienda.

Attraverso una collaborazione attiva e ben strutturata con tutte le funzioni chiave, il procurement può non solo garantire un flusso continuo di beni e materiali, ma anche contribuire a ottimizzare i costi, migliorare l’efficienza e creare valore aggiunto per l’intera organizzazione.

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Per approfondire l’argomento, abbiamo chiesto a Cristiano Cella, Senior Manager Supply Chain di Cubogas (Snam Company), di rispondere alle domande sul ruolo del procurement nella gestione degli stakeholder interni