In questa intervista a Cristiano Cella, il Senior Manager Supply Chain di Cubogas (Snam Company), risponde alle domande sul ruolo del procurement nella gestione degli stakeholder interni
Cristiano per la tua esperienza professionale quali sono le maggiori difficoltà degli Acquisti nel coinvolgere e corresponsabilizzare Lo Stakeholder interno?
Normalmente, un approccio non organizzato rende il coinvolgimento con gli Stakeholder abbastanza complesso poiché non vengono esposti in modo chiaro i presupposti, gli obiettivi e l’ambito organizzativo delle iniziative. Un approccio strutturato ed organizzato, con specifici tempi e metodi, rende il coinvolgimento molto sentito. Attraverso centri di competenza, ad esempio, possono essere analizzate, con periodicità definite, le necessità informative/formative degli Stakeholder dovute a cambi regolatori od organizzativi, le esigenze dettate dal turn-over di Personale interessato ai processi di approvvigionamento, le distribuzioni dei fabbisogni nel tempo per condividere modalità di approccio negoziale, le logiche di delega per l’efficientamento di processo, etc. È molto importante che le varie Funzioni non si sentano in contrapposizione, ma che culturalmente sentano di voler lavorare “a braccetto” tra loro, al fine di trovare un indirizzo comune nell’affrontare le sfide quotidiane e programmatiche con action plan condivisi. Ascoltare la voce degli Stakeholder aiuta la generazione di relazioni di qualità e di continua evoluzione/miglioramento, abilitando attitudini sempre più strategiche e meno reattive ed elidendo, nel contempo, le potenziali conflittualità tra le Funzioni.
Ci sono delle Funzioni particolarmente critiche, su cui gli Acquisti devono dedicare maggior attenzione?
Partiamo dal presupposto che per ciascuna Funzione aziendale il proprio fabbisogno è sempre prioritario rispetto a quelli degli altri Dipartimenti aziendali. In generale, quindi, non possiamo parlare di Funzioni particolarmente critiche alle quali va posta una maggior attenzione, ma esistono altresì fabbisogni che rilevano in modo consistente per il raggiungimento degli Obiettivi di Business (fabbisogni strategici) che dovrebbero essere approcciati con logiche di Strategic Sourcing in Team interfunzionali dedicati. La condivisione di esigenze e strategie con tutti gli Attori coinvolti nel processo specifico e in tempi consoni ad affrontare tutte le specificità dei fabbisogni, ivi compresi richiami a logiche di sostenibilità e di gestione dei rischi, abilita il conseguimento degli obiettivi, la creazione di valore e il knowledge sharing tra gli Attori.
Che insegnamenti chiave hai tratto dalla tua grande esperienza nel Procurement?
Uno degli insegnamenti tratti dal lavoro che ho svolto nelle varie Funzioni della Supply Chain è che la relazione tra le Persone è la chiave di successo per conseguire i risultati attesi. La nostra categoria professionale si pone tra le esigenze dell’Azienda ed il mercato; saper comunicare con tutti gli Stakeholder rende quindi il nostro lavoro estremamente empatico oltreché tecnico. I risultati raggiunti non devono mai farci sedere sugli allori, ma devono spronarci a migliorare sempre, considerati dinamiche, volatilità e reattività del mercato; saper affrontare, nonché guidare, il cambiamento risulta quindi fondamentale e strategico per non subire i contraccolpi esterni. Ritengo che l’investimento culturale sulle Risorse sia fondamentale per generare crescita e stimoli crescenti. Essere portatori sani di valori e di etica professionale e commerciale ci distingue e ci fa rappresentare al meglio l’Azienda per cui lavoriamo. La maturità crescente, l’acquisizione di consapevolezza circa l’importanza che il nostro Ruolo ricopre all’interno delle organizzazioni e i risultati ottenuti devono indurci a darne evidenza chiara all’interno dell’Azienda per essere riconosciuti come coloro che partecipano attivamente alla generazione di valore.
L’etica collaborativa non ci deve mai far perdere di vista la responsabilità che abbiamo nel tutelare le nostre Aziende con solide impalcature contrattuali. In ultimo, ritengo fondamentale che tutti gli Attori interessati ai processi di approvvigionamento debbano attenersi a basi informative aziendali uniche sulle quali operare in modo transazionale e di controllo per disporre di dashboard condivise, convergenti e non discutibili.
Quali sono le azioni che consiglieresti di adottare per rendere piu’ efficace il processo d’acquisto con gli Stakeholder?
Credo che l’identificazione chiara dei Ruoli e delle Responsabilità all’interno dell’organizzazione sia fondamentale per la creazione di un processo efficace ed efficiente. Regole, matrici organizzative e adeguati sistemi informativi sono l’impalcatura sulla quale costruire tutti i meccanismi di funzionamento reale del processo di approvvigionamento. Come dicevamo, l’informazione, la formazione e l’addestramento sono gli strumenti per portare i concetti organizzativi e le funzionalità dedicate laddove nasce l’esigenza di acquisto e la conseguente gestione contrattuale. Affrontare campagne di sensibilizzazione verso gli Stakeholder circa nuovi indirizzi o funzionalità ovvero circa aggiornamenti e/o modifiche alle evidenze precedenti, richiede un grande investimento di tempo, in grado di garantire, in ritorno, una relazione fluida ed esente da conflittualità. L’adozione di strumenti digitali per ridurre al minimo le attività a basso valore aggiunto garantisce tempo a disposizione delle Risorse per applicarsi su tematiche strategiche, per essere curiosi di apprendere e per consolidare/sviluppare le relazioni verso il contesto interno ed esterno.
