Lo Should Costing per Definire i Target Price Negoziabili

Lo should costing è un metodo utilizzato nell’ambito della gestione dei costi e della definizione dei prezzi, particolarmente comune nell’ambito industriale e manifatturiero. Si tratta di un processo attraverso il quale si stima il costo di produzione di un bene o di un servizio in base ai materiali, alla lavorazione, alla manodopera e ad altri fattori legati nella sua realizzazione.
Lo should costing è un metodo di valutazione dei costi che mira a determinare il costo teorico di produzione di un prodotto o servizio. Il termine “should” indica ciò che il prodotto o servizio dovrebbe costare, tenendo conto dei costi dei materiali, della manodopera e di altri fattori associati alla produzione per avere una base solida per la pianificazione dei prezzi, per la negoziazione con i fornitori e per l’ottimizzazione dei processi produttivi.

LE CRITICITA’ NEL PROCESSO DI SHOULD COSTING:
PROCESSI E STRUMENTI INEFFICIENTI RENDONO PIÙ DIFFICILE OTTENERE UN TARGET DI COSTO

L’obiettivo principale dello should costing è quello di confrontare il costo previsto con il costo reale, evidenziando le potenziali discrepanze e fornendo così un quadro chiaro delle opportunità di risparmio e delle aree di miglioramento.
Avere un’idea del costo e del prezzo previsto è di cruciale importanza per:

• La Progettazione: per avere un corretto target cost dei prodotti che sta sviluppando
• Gli Acquisti: per definire il corretto target price negoziale.

L’obiettivo dello Should Costing è identificare i Cost Driver del prodotto per effettuare analisi di prezzo e definire il Best e Target Price negoziale.

1. Difficoltà nell’effettuare un’analisi trasparente dei costi con i fornitori

• I fornitori sono poco disponibili a fornire i loro dettagli sui costi
• Molte volte i fornitori non hanno un sistema interno per un calcolo corretto dei costi, ne consegue che spesso i preventivi fatti non siano affidabili
• E’ possibile raccogliere informazioni da bilancio o se il fornitore lo permette da audit interni raccogliendo informazioni sui costi diretti (personale), e generali (personale indiretto, …)
• I fornitori di fatto non sono obbligati a fornire informazioni sui costi od accettare e consentire audit esterni. (Per esempio per proteggere competenze specialistiche o proprietà intellettuale relative ai loro processi di produzione).

2. Mancanza di competenza sulle tecnologie di produzione utilizzate dai fornitori

• Le conoscenze del processo produttivo (tempi ciclo delle singole fasi di lavorazione)  sono fondamentali per stimare un costo target, spesso questo Know How non è presente in azienda dipendiamo dalla disponibilità del fornitore nel fornire informazioni.

3. Mancanza di informazioni sugli specifici Cost Driver per Benchmark utili

• L’obiettivo principale è determinare il prezzo e i costi target migliore attraverso un «approccio greenfield»; questo approccio permette di identificare il potenziale di ottimizzazione che esiste rispetto alle quotazioni dei fornitori.
• Spesso non abbiamo informazioni, dati e valori sui principali cost driver: livelli salariali (locali e a livello mondo), valore investimento delle macchine, prezzi dei materiali aggiornati,  costi fissi in funzione delle dimensioni aziendali.
• Quasi sempre i dati non completi e non aggiornati, se presenti sono su file Excel non integrati in un unico Database e governati da un unico owner (ognuno ha i suoi file per i suoi calcoli); nel migliore dei casi, le aziende avranno salvato preventivi dettagliati dei fornitori in formato fogli di calcolo Excel corrispondenti a dati storici ed esperienze  di calcolo pregresse (brownfield). Le aziende raramente dispongono di database strutturati e centralizzati in logica Knowledge Management e Knowledge Sharing.

4. Mancanza di conoscenza dei fattori di costo effettivo

• Più complessi sono i prodotti e le filiere produttive, più è difficile determinare il costo target e quali elementi di costo possono essere ottimizzati. Se l’ottimizzazione si concentra esclusivamente sulle ultime fasi del processo, spesso si  sbaglia. È necessaria una conoscenza dettagliata dell’intero processo per valutare e definire il target cost di un prodotto.

5. Mancanza di integrazione dei fornitori nel processo di ottimizzazione dei costi

• Le aziende spesso gestiscono i costi target per definire obiettivi di riduzione dei costi per gli acquisti, senza coinvolgere i fornitori.  Questo approccio ignora l’esperienza e possibilità offerte dai rispettivi fornitori; è importante coinvolgere  i fornitori sono coinvolti nel processo fin dalla fase iniziale. Un’ottimizzazione di costo può essere implementata con successo solo se entrambi i partner contribuiscono a il processo di ottimizzazione. Strutture di costo trasparenti e comunicazione aperta sono prerequisiti chiave per raggiungere gli obiettivi.

6. Mancanza di standardizzazione nella gestione delle richieste di offerta al fornitore

• Spesso le Rdo non sono standardizzate per tutti i fornitori e non contengono la richiesta di informazioni necessarie per effettuare una corretta valutazione dei costi.

>>> Obiettivo:  sviluppare una metodologia di Should Costing che possa superare queste criticità.

LA METODOLOGIA SHOULD COSTING

La metodologia Should Costing e le tecniche di Price & Cost Analysis  permettono un approccio al processo negoziale più efficace: 

• La negoziazione non è fatta sul valore totale del prezzo offerto dal Fornitore, ma porta a negoziare le singole voci di costo 
• La gestione di un processo negoziale più tecnico assicura un miglioramento del target e del risultato negoziale su ogni singolo Cost Driver

La determinazione analitica del prezzo permette inoltre di:

•  valutare il prezzo proposto dal fornitore
•  argomentare eventuali differenze dei singoli cost driver
•  negoziare il giusto prezzo con il fornitore

L’obiettivo dello Should Costing  è identificare tutti i principali Cost Driver, identificando così il corretto valore nella formulazione del Prezzo di Vendita del Fornitore. Più si riesce ad analizzare, comprendere e “certificare” i valori delle singole voci di costo, più si ha la possibilità e l’opportunità di negoziare al meglio con il fornitore.
Lo Should Costing si applica principalmente per gli articoli acquistati su nostre specifiche (es. lavorazioni meccaniche, stampaggi plastica, carpenterie, schede elettroniche).
Per confrontare meglio l’offerta del fornitore scomposta nei principali Cost Driver, è possibile utilizzare strumenti per la formulazione del preventivo. Per poter effettuare un preventivo è necessario avere internamente buone conoscenze e competenze sul prodotto e i processi produttivi utilizzati dal fornitore.
Un errore fatto da molte aziende nel processo di terziarizzazione di fasi del processo produttivo (esempio Lavorazioni Meccaniche per aziende del Settore Macchinari) è non aver mantenuto competenze interne aggiornate sull’evoluzione tecnologica dei processi produttivi; questo fa sì che dopo qualche anno l’azienda non abbia più la possibilità di verificare con precisione i costi del fornitore e , in caso di differenze, non possa confrontarsi tecnicamente per negoziare al meglio i prezzi d’acquisto dei prodotti.
Un modo per verificare con precisione i costi d’acquisto del fornitore è sviluppare un modello di Should Costing o Sistema di Preventivazione che permetta di ottenere con precisione una stima del prezzo d’acquisto del fornitore, questa stima è la base per confrontarsi e negoziare il miglior prezzo con il fornitore.

I principali obiettivi del Sistema di Preventivazione (Sholud Costing) sono:

• Flessibilità e velocità nella stesura dei preventivi
• Accuratezza ed Affidabilita’ del Modello e Sistema di Preventivazione Costi
• Customizzazione su processi e tecnologie dell’azienda
• Utilizzo del sistema anche per Utenti non “specialisti”
• Valorizzazione economica completa del particolare che comprende tutti i Cost Driver necessari alla formulazione del Prezzo del Codice (costi variabili, fissi, diretti ed indiretti)
• Gestione del Know How Tecnologico di processo e prodotto nell’azienda

I vantaggi principali derivanti dall’utilizzo del Sistema di Preventivazione (Should Costing) sono: 

• Minor tempo di Analisi e quindi maggior numero di preventivi sviluppati
• Maggiore uniformità di valutazione
• Possibilità di fare analisi di sensibilità del ciclo ovvero percezione dell’incidenza degli elementi sul costo
• Flessibilità di analisi: interna ed esterna
• Maggiore dettaglio e precisione delle analisi
• Precisione ed affidabilità nella Preventivazione: analisi rigorosa per un confronto più “tecnico ed oggettivo” sostenibile in sede di trattativa
• Modellizzazione e parametrizzazione dei Driver di Costo

ANALISI DELLA STRUTTURA DEI COSTI: CALCOLO DELL’IMPATTO DEI SINGOLI COST DRIVERS

Per affrontare un’analisi del prezzo del prodotto acquistato prima di tutto è importante aver chiara la classificazione dei costi che vengono ripartiti sul costo del prodotto, e quindi sulla formulazione del prezzo di vendita.

Le tipologie di costo:

• Costi diretti – sono associabili a un singolo prodotto (lavoro diretto, materiali,)
• Costi indiretti – sono comuni a più prodotti (lavoro indiretto, ammortamenti, …) e non sono attribuibili direttamente al prodotto
• Costi fissi – costi indipendenti dal volume produttivo (ammortamenti, costi di struttura, …)
• Costi variabili – costi correlati al volume produttivo (Energia elettrica, Materia Prima, …)

I costi devono poi essere associati al singolo prodotto per poter definire il prezzo.

Le voci più comuni dei Costi di Prodotto:

• Lavoro diretto (operazioni degli addetti alla trasformazione)
• Materiali diretti (materie prime e semilavorati associabili al singolo prodotto)
• Overhead di produzione (tutti i costi associabili all’attività produttiva ma non alla realizzazione di una singola unità di prodotto) che dovranno essere ripartiti sul singolo prodotto
• Overhead di produzione fissi (affitti, ammortamenti, assicurazioni,…) e overhead variabili (lavoro di supervisione, manutenzioni, controllo qualità, energia), costi che dovranno essere ripartiti sul singolo prodotto.

Per ognuno di questi Cost Drivers ci sono specifiche tecniche che ci permettono di stimare con una buona attendibilità il costo, valutare la nostra competitività d’acquisto e definire il nostro target price negoziale.

Le Tecniche Principali di Should Costing per stimare i singoli Cost Drivers

1.Analisi dei Componenti e dei Materiali per calcolare i componenti e dei materiali necessari per la produzione del prodotto e quantificare il loro costo.
> Strumento: Analisi incidenza ed andamento Materie Prime

Analizzare l’incidenza e l’andamento delle materie prime significa in molti casi gestire e tenere sotto controllo il 40-60% del costo del prodotto acquistato.
Il fornitore di solito ci informa dell’aumento delle materie prime per chiedere un adeguamento dei prezzi, ma difficilmente lo fa quando le materie prime scendono; dobbiamo essere noi proattivi nel chiedere sconti al fornitore nel momento in cui le materie prime abbiano una diminuzione.
E’ quindi molto importante sviluppare uno strumento che tenga sotto controllo il valore e le variazioni delle materie prime nel tempo e l’impatto che questa variazioni hanno sul prezzo del prodotto/servizio acquistato, per confrontarlo con il prezzo praticato dal fornitore.
Esistono numerose fonti, bollettini di settore che permettono di avere queste indicazioni. Non è tanto importante considerare il valore che viene riportato (molte volte non corrisponde a quello reale che il mercato determina) quanto le variazioni % rispetto ad un valore già negoziato con il fornitore .

2. Valutazione del processo produttivo per esaminare attentamente il processo di produzione per identificare le attività e i tempi macchina e di manodopera necessari per la realizzazione del prodotto.
> Strumento: Utilizzo della Scheda di Scomposizione Costi per stimare i costi di produzione

La modalità più semplice per raccogliere le informazioni sulla struttura dei costi di produzione è chiederla direttamente al fornitore; sicuramente alla prima richiesta il fornitore, soprattutto quello “storico”, sarà reticente nel fornire informazioni legate ai suoi costi e quindi ai suoi margini.
Il consiglio è di insistere nel far capire che è importante nell’ambito della relazione con un fornitore partner avere una trasparenza sulle voci di costo principali; è sicuramente utile attivare un nuovo fornitore, che sarà più disponibile nel fornire queste informazioni.
Una volta acquisite queste informazioni, dobbiamo analizzarle per valutare la coerenza e la correttezza delle principali voci di costo fornendo un feedback strutturato al fornitore che gli permetta di affinare e fornire successivamente una suddivisione dei costi più precisa ed affidabile.
La conoscenza del processo tecnologico, inoltre ci permette di poter quantificare i tempi ciclo del prodotto valorizzando ad un corretto €/ora macchina e manodopera.

3. Analisi dei Costi Indiretti e Fissi: analizzare i costi indiretti associati alla produzione, come le spese generali di fabbrica, le spese amministrative e altri costi operativi.
> Strumento: Analisi del bilancio del fornitore

Dall’analisi di bilancio possiamo ottenere informazioni sull’incidenza delle materie prime, il costo del personale diretto ed indiretto, l’incidenza dei costi fissi e l’utile del fornitore.
Le tecniche di should costing offrono un approccio metodologico per comprendere i costi di prodotto e identificare opportunità di risparmio. E’ importante ricordare che lo should costing è un processo continuo e di affinamento e miglioramento che richiede un impegno costante per l’analisi e l’ottimizzazione dei costi.

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