Come l’AI trasformerà il Project Management

Il Ceo di questa azienda è impegnato con l’iniziativa del “rebranding”. Pochi mesi prima, un grande competitor ha lanciato un nuovo brand sostenibile, esortando la sua azienda ad accelerare il proprio lancio sulla sostenibilità. Sono già state apportate molte auto-modifiche guidate dalla AI, basate su parametri scelti dal project manager e dal gruppo di lavoro all’avvio dell’iniziativa. La app informa il CEO di tutti i cambiamenti che necessitano della sua attenzione – così come i potenziali rischi – dando dà la priorità alle decisioni che deve prendere lei, suggerendo potenziali soluzioni a ciascuna di esse.

Prima di prendere qualsiasi decisione, il CEO chiama il project manager, che adesso passa la maggior parte del suo tempo a formare e supportare il team, mantenendo un dialogo periodico con gli stakeholder principali e creando una cultura altamente performante. Alcune settimane prima il progetto aveva accumulato un leggero ritardo e la app ha consigliato al team di applicare le tecniche agile per accelerare il flusso di lavoro del progetto.

Durante la riunione, il team simula le possibili soluzioni e concorda sul percorso da seguire. Il piano del progetto viene aggiornato automaticamente e vengono inviati dei messaggi ai membri del team coinvolti e agli stakeholder riguardo ai cambiamenti e alla previsione dei risultati sperati.

Grazie alle nuove tecnologie e alle nuove modalità di lavoro, un progetto strategico che sarebbe potuto andare fuori controllo – e forse anche fallire – è di nuovo sul percorso giusto per avere successo e portare i risultati sperati.

Ritornando al presente, la gestione dei progetti non è sempre così fluida, ma questa prospettiva di futuro probabilmente è fra meno di dieci anni. Per arrivarci prima, i pionieri e le aziende dovrebbero investire nelle tecnologie di project management adesso.

Ogni anno, circa 48 bilioni di dollari vengono investiti in progetti. Eppure secondo lo Standish Group, solo il 35% dei progetti ha successo. Le risorse sprecate e i mancati benefici benefit non realizzati del restante 65% sono sconvolgenti.

Per anni nelle nostre ricerche e pubblicazioni, abbiamo promosso la modernizzazione del Project Management. Una delle ragioni per cui la percentuale di successo dei progetti è così bassa è lo scarso livello delle tecnologie a disposizione per gestirli. Molte aziende e Project Manager usano ancora fogli di lavoro, slide e altre applicazioni che non si sono evolute molto negli ultimi decenni. Questi metodi sono adeguati quando si misura il successo del progetto attraverso i risultati attesi e le scadenze rispettate, ma sono insufficienti in ambienti di lavoro dove i progetti e le iniziative vengono adattate costantemente – e cambiano continuamente il business. C’è stato un miglioramento delle applicazioni di gestione del portfolio dei progetti, ma le capacità di pianificazione e di collaborazione di squadra, l’automazione e le caratteristiche “intelligenti” difettano.

Se applicare l’AI e altre innovazioni tecnologiche al project management potesse migliorare la percentuale di successo dei progetti anche solo del 25%, equivarrebbe a bilioni di dollari di valore e porterebbe benefici  benefit alle aziende, alla società e alle persone. Tutte le tecnologie descritte nella storia precedente sono pronte – l’unica domanda adesso è con quanta rapidità verranno applicate efficacemente al project management.

Le ricerche di Gartner indicano che il cambiamento avverrà presto, prevedendo che entro il 2030 l’80% delle attività di project management saranno gestite dall’AI, realizzate coi big data, il machine learning (ML) e l’elaborazione del linguaggio naturale (NLP). Un paio di ricercatori, come Paul Boudreau nel suo libro Applying Artificial Intelligence Tools to Project Management, e un numero crescente di startup hanno già sviluppato degli algoritmi per utilizzare l’IA e il ML nel mondo del project management. Quando questa nuova generazione di strumenti verrà adoperata ampiamente, ci sarà un cambiamento radicale.