Gestire efficacemente le relazioni con gli Stakeholder: una leva chiave per il successo dei progetti

GESTIRE EFFICACEMENTE LE RELAZIONI CON GLI STAKEHOLDER

Il termine “Stakeholder” è largamente diffuso in ambito manageriale per indicare tutti i soggetti portatori (holder) di interessi (stake) la cui azione o reazione influenza il destino di un’organizzazione.

In ambito Project Management gli “Stakeholder” sono tutti gli individui, organizzazioni od enti, interni o esterni all’azienda, che sono influenzati o possono percepire di essere impattati positivamente o negativamente dall’esecuzione di un progetto.

In un progetto, grande o piccolo che sia, ci sono diversi stakeholder. Nella figura qui sotto sono rappresentati alcuni esempi, ma ce ne possono essere anche altri (abitanti vicino all’azienda, personale di altri enti, altra azienda del gruppo, associazioni, …).

Una corretta interazione con gli stakeholder richiede una eccellente comunicazione. Consente di comprendere meglio i bisogni e le attese dei diversi stakeholder, anticipare rischi, evitare ritardi, incomprensioni e problemi per i progetti.

“Tieni i tuoi amici vicini ma i tuoi nemici ancora più vicini”: questa massima attribuita a Sun Tsu, Caio Giulio Cesare, riportata ne “Il Principe” di Macchiavelli e resa famosa nel film “Il Padrino 2” del ’74 ci ricorda che, per i progetti, conoscere chi non supporta e rischia di ostacolare il progetto è almeno altrettanto importante quanto conoscere chi è a favore del progetto.

Il Project Management Institute (PMI), vista l’importanza di questo processo nei progetti, le ha dedicato un’area di conoscenza apposita, scorporando il Project Stakeholder Management dall’area Project Communication Management dove era prima contenuta.

Secondo un survey di Wellington in 214 aziende lo stakeholder engagement è risultato il processo di PM che apporta maggior valore nei progetti. Nell’immagine qui sotto sono riportati i diversi processi di project management classificati per:

• il valore che apportano al progetto e all’azienda (Value)
• il grado di difficoltà nell’implementazione (Difficulty).

Lo stakeholder enagement, da questo survey, risulta essere il processo che genera maggior valore per il progetto e con un livello di difficoltà nell’implementazione non elevata.

Da notare come si stia diffondendo sempre di più la dizione “Stakeholder Engagement” al posto di “Stakeholder Management”. Occorre capire, per ogni tipologia di stakeholder, quale è la modalità di comunicazione che preferisce, quella più efficace ed adottarla. Uno stakeholder non vuole sentirsi “gestito” ma occorre invece gestire la relazione (engagement) con lui e con i diversi stakeholder di progetto, differenziando le modalità di comunicazione.

Per un efficace processo di gestione della relazione con i vari stakeholder è opportuno seguire questi 5 passi:

1. Identificare gli stakeholder. Listare quali sono gli stakeholder del progetto, interni ed esterni all’azienda, non limitandosi a chi è coinvolto nel progetto ma anche identificando chi può sentirsi minacciato o comunque creare delle difficoltà per il progetto.
2. Analizzare gli stakeholder. Comprendere i loro bisogni, cosa vogliono, quale è la modalità di comunicazione più efficace per ognuno di essi e quali sono quelli più importanti per il progetto.
3. Pianificare la gestione della relazione con gli stakeholder.
   Definire un piano su come gestire la relazione con ognuno degli stakeholder:
   – di quali informazioni hanno bisogno
   – come fornirle
   – quando fornirle
   – chi le fornirà
4. Implementare il piano. Questa è la fase in cui si gestisce il processo di stakeholder engagement. In questa fase ci si confronta con gli stakeholder, si parla con loro, si ascoltano, si riflette su cosa abbiamo imparato dall’interazione con loro e ne teniamo conto per gestire la meglio il progetto.
5. Rivedere i passi di cui sopra durante il progetto. Durante l’implementazione del piano e l’esecuzione del progetto capire se ci sono ulteriori stakeholder che non avevamo identificato nella prima fase, capire meglio i bisogni di qualche stakeholder se non stiamo raggiungendo i risultati che ci eravamo posti e valutare se non dobbiamo modificare e migliorare il piano che avevamo definito al punto 3.

Qualche ulteriore suggerimento pratico:

• Crea una lista degli stakeholder di progetto insieme al Team di progetto

  

• Analizza il potere degli stakeholder sul progetto e il loro grado di interesse, per decidere la modalità di gestione della relazione con ognuno di essi e il tempo che è opportuno dedicarvi. Uno strumento utile per questo è la matrice “potere e interesse degli stakeholder”

• Adotta una modalità di gestione della relazione coerente con il grado di potere ed interesse dello stakeholder nel progetto.
  – Gli stakeholder “chiave” (alto potere e alto interesse) vanno gestiti da vicino, curando ogni dettaglio nella relazione. Vanno tenuti informati e coinvolti in tutte le decisioni chiave del progetto.
  – Gli stakeholder con alto potere ma meno interessati nel progetto vanno trattati riconoscendone il ruolo, informandoli tempestivamente se chiedono informazioni ma senza disturbarli troppo con troppe informazioni in quanto poco interessati al progetto.

• Decidi quali richieste accogliere e quali no. Nella pratica non si potranno accontentare tutti gli stakeholder e tutte le loro richieste. Occorre fare delle scelte, prendere delle decisioni su quali soddisfare e quali non potranno essere accolte. Anche per queste ultime occorre però gestire la relazione, comunicare con lo stakeholder e spiegargli perché la sua richiesta non potrà essere soddisfatta dal progetto.
• Mostra rispetto. Mostra rispetto con tutti gli stakeholder, anche quelli con minor potere sul progetto o meno interessati al progetto. Questo non significa dover dedicarci molto tempo, occorre anche ottimizzare il tempo del project manager e delle risorse del progetto, ma è opportuno farli sentire che sono stati ascoltati.

In bocca al lupo per i Vostri progetti anche mediante un’efficace gestione della relazione con gli stakeholder!

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