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Il piano strategico degli acquisti: strategie e tattiche per migliorare la competitività dell’azienda
ACQUISTARE VALORE DAL MERCATO
Lo sviluppo di un Piano Strategico degli Acquisti e l’implementazione di azioni per ogni famiglia merceologica attraverso i Category Plan: sono queste le condizioni necessarie per ottenere una riduzione dei costi totali d’acquisto nel breve, medio e lungo periodo.
Perché un progetto di miglioramento conduca ai risultati sperati, è necessario poter contare su di un’organizzazione efficace, su adeguati strumenti di supporto al processo d’acquisto e su persone competenti e motivate che garantiscano l’implementazione delle azioni previste nei Category Plan.
Oltre il Costo Totale d’Acquisto: come aumentare il Valore e l’Utile dell’Azienda
Obiettivo di ogni azienda è migliorare la propria redditività in relazione al mercato in cui compete.
Ogni azienda deve affrontare un mercato sempre più competitivo ed in continuo cambiamento; è quindi sempre più importante innovare, saper proporre e vendere i propri prodotti al mercato, gestire tutti i cost driver, migliorare la soddisfazione dei clienti per mantenere e aumentare una continua profittabilità, soddisfacendo le aspettative degli azionisti ed aumentando il Valore dell’azienda.
Non basta quindi aumentare la redditività dell’azienda agendo sull’incremento di fatturato e sulla diminuzione dei costi; occorre offrire qualcosa di più al cliente, occorre fornire un Valore, visto come rapporto tra Prestazioni (affidabilità, performance, qualità, servizio, …) e Costi Totali.
Nell’analisi di un prodotto/servizio ci sono alcune funzioni o attributi fondamentali (base) per le quali il cliente o l’azienda sono disposti a pagare un determinato prezzo ed altre (secondarie) che possono essere necessarie e accettate nel prezzo oppure superflue per le quali il cliente non è disposto a pagare.
Il valore si costruisce quindi attraverso la soddisfazione delle esigenze del cliente, nella misura in cui egli si aspetta determinate prestazioni.
L‘attenzione degli Acquisti per i prossimi anni è quindi aumentare il Valore riducendo i Costi a parità delle Performance o con un loro miglioramento.
La difficoltà nella riduzione del costo è rappresentata dal delicato rapporto tra minor costo e performance ottenibile. La sfida è raggiungere un equilibrio in cui venga massimizzato il Valore del Prodotto.
La Direzione Acquisti può generare VALORE per l’azienda, aumentando il suo Utile agendo su:
- Mercato esterno (fornitori): ottimizzando il rapporto Prestazioni e Prezzo di Acquisto, avendo quindi come obiettivo non la riduzione dei prezzi d’acquisto ma la massimizzazione del Valore d’Acquisto
- Mercato interno: soddisfacendo le esigenze dei Clienti Interni e i requisiti funzionali del prodotto/servizio da acquistare.
Gli Acquisti possono e devono contribuire alla profittabilità delle aziende; ciò significa che gli Acquisti devono utilizzare strategie per aiutare le aziende “a competere con tutti, dovunque, in qualsiasi momento con l’aspettativa di generare Vantaggio Competitivo”.
La Direzione Acquisti deve sviluppare una Strategia d’Acquisto e dei Piani di riduzione dei Costi Totali e di massimizzazione del Valore d’Acquisto.
Gli Acquisti come Vantaggio Competitivo
Avendo chiarito l’importanza strategica degli Acquisti nel generare Valore ed Utile all’interno dell’azienda, va definita una strategia che permetta di implementare le azioni necessarie per raggiungere gli obiettivi di performance che gli Acquisti possono generare.
Anche se è ormai riconosciuto il ruolo strategico della Direzione Acquisti, è importante sottolineare il valore e il vantaggio competitivo che essa può generare all’interno dell’ azienda; questo perché, come testimoniano moltissimi Direttori Acquisti che incontro nella mia attività lavorativa, ancora esistono difficoltà da parte della Direzione Aziendale nel capire come gli Acquisti contribuiscono alla stesura del piano strategico aziendale e come impattano sui Fattori Critici di Successo aziendali (FCS):
- il management di molte aziende deve ancora esaminare e capire quanto gli acquisti siano direttamente collegati con le strategie aziendali e quanto possano contribuire all’ottenimento dei vantaggi competitivi;
- non sempre le strategie degli acquisti sono integrate con quelle aziendali;
- la mancanza di input da parte degli Acquisti (proattività), in sede di pianificazione strategica aziendale, riduce le opportunità per la Funzione stessa di fornire un valido contributo alla competitività dell’azienda;
- si confonde molte volte il ruolo dell’approvvigionamento con quello degli Acquisti;
- la struttura degli acquisti è molto spesso dimensionata sull’operatività degli approvvigionamenti
- mancano professionalità e competenze specialistiche
- i profili professionali delle persone sono poco focalizzate su competenze d’acquisto
- manca una collaborazione interfunzionale nel raggiungere obiettivi sul processo d’acquisto
- il coinvolgimento degli Acquisti, molte volte, avviene troppo tardi quando le specifiche d’acquisto sono già state definite
Nonostante tutte queste difficoltà nel “valorizzare” la Funzione Acquisti all’interno dell’azienda, negli ultimi anni se ne sta evidenziando sempre più il ruolo strategico e il contributo che essa può generare in termini di vantaggio competitivo e di redditività.
L’integrazione tra gli acquisti e le altre funzioni diventa indispensabile, soprattutto nel caso di ambienti caratterizzati da rapidi cambiamenti, elevata concorrenza, innovazione, e aumento dell’incidenza di acquisto sul fatturato (outsourcing).
Perseguire la possibilità di uno sviluppo strategico integrato implica far nascere un collegamento, diretto o indiretto, della funzione acquisti con altre funzioni aziendali. Ciò significa rimuovere tutte le barriere organizzative per poter incrementare l’integrazione tra le diverse funzioni (Acquisto in Team); a tal proposito diventa importante sviluppare e condividere le risorse messe a disposizione dall’azienda, al fine di raggiungere obiettivi comuni.
Le azioni da intraprendere per sviluppare il processo strategico d’acquisto nascono principalmente dalla capacità di:
- Definire ed attuare il Piano Strategico degli Acquisti (su un orizzonte di 3 anni) con particolare attenzione al Marketing d’Acquisto;
- Creare una “visione futura”, con il consenso della Direzione, al fine di controllare e sviluppare il processo d’acquisto;
- Valutare la qualità e la capacità dell’attuale funzione acquisti per supportare gli obiettivi ed i traguardi aziendali;
- Riprogettare e reingegnerizzare il processo di acquisto (interfunzionale) con l’obiettivo di massimizzare il contributo a livello aziendale, ristrutturando gli acquisti sia da un punto di vista tattico che strategico;
- Identificare le persone “chiave” adatte ad assumere la leadership ed in grado di supportare il cambiamento continuo a livello acquisti – azienda;
- Stabilire piani di sviluppo professionale per le persone in linea con le esigenze attuali e future dell’azienda, in funzione anche delle capacità e delle attitudini richieste, ristrutturando, allo stesso tempo, sistemi di misura e di valutazione per gli acquisti in grado di misurare efficacia ed efficienza e di orientare le persone, motivandole ad un miglioramento continuo delle performance.
- Sviluppare strumenti e tecniche a supporto delle attività a valore del processo d’acquisto (marketing d’acquisto, valutazione offerte e price analysis, negoziazione, contrattualistica, …)
Il primo passo è quindi sviluppare un Piano Strategico degli Acquisti, con visione triennale, per definire ed implementare tutte le azioni necessarie alla creazione di Valore e Utile per l’azienda.
Ogni azione di riduzione dei costi d’acquisto ha un impatto diretto sull’utile dell’azienda; a fronte di una riduzione minima del costo totale d’acquisto il Commerciale, per garantire lo stesso incremento di utile, deve ottenere un elevato aumento di fatturato.
Per esempio, per garantire l’incremento di utile del 24% (Tab. 2), a fronte di una riduzione del 2% dei Costi d’acquisto, l’aumento di fatturato deve essere maggiore del 20%.
È più facile incrementare del 20% le vendite o ridurre del 2% i costi d’acquisto? Perché le aziende investono, giustamente, nel Commerciale e non investono altrettanto anche sugli Acquisti?
Mi auguro che dopo la lettura di questo libro ogni Direttore Generale, Amministratore Delegato e proprietario d’azienda capisca l’importanza di investire negli acquisti in termini di risorse, professionalità, strumenti, … ; questo investimento è condizione necessaria per garantirsi nel tempo la riduzione del costo totale d’acquisto e l’aumento dell’utile dell’azienda.
La strategia degli Acquisti e le modalità di implementazione: il Piano Strategico degli Acquisti
La mia esperienza conferma che per ottenere forti e continui miglioramenti delle performance d’acquisto è necessario sviluppare un Piano Strategico degli Acquisti che abbia una visibilità a 2-3 anni.
La definizione di un Piano Strategico degli Acquisti deve rappresentare l’inizio di un cambiamento culturale e di un miglioramento delle performance d’acquisto.
La definizione del Piano Strategico degli Acquisti con una visione a 3 anni migliora e mantiene la competitività dell’azienda nel breve, medio e lungo periodo
Il Piano Strategico degli Acquisti (Fig. 1) traduce la missione e la strategia di un’azienda in azioni orientate a migliorare le performance d’acquisto e a generare vantaggio competitivo.
Sviluppare un Piano strategico significa prima di tutto definire le priorità strategiche degli acquisti andando ad analizzare quali sono i fattori critici di successo dell’azienda nel mercato di riferimento e capire come gli acquisti possano contribuire, per ogni fattore di successo, a generare un vantaggio competitivo.
Le priorità strategiche dipendono inoltre anche dal Piano Prodotto dell’azienda (prodotti attuali, nuovi Prodotti, volumi & mix, ciclo di vita dei prodotti, phase in e phase out dei prodotti); in questa fase devono essere definiti obiettivi strategici, priorità ed indicatori chiave di performance (KPI) per valutare il raggiungimento dei target fissati.
Dopo aver identificato le priorità strategiche degli Acquisti, dobbiamo capire attraverso una fotografia iniziale le criticità che non ci permettono, una volta attivate le azioni all’interno delle famiglie merceologiche, di raggiungere i target di miglioramento delle performance d’acquisto; sono tre le aree su cui dobbiamo concentrare l’analisi iniziale e valutare opportunità di miglioramento nell’organizzazione, nelle persone e negli strumenti.
Una volta definite le priorità degli acquisti, è fondamentale definire un progetto di miglioramento teso all’eccellenza delle performance d’acquisto.
Avere la migliore Organizzazione, le migliori competenze delle Persone e i migliori Strumenti sono la garanzia per raggiungere gli obiettivi di Performance d’Acquisto.
Queste tre leve rappresentano le condizioni necessarie ma non sufficienti per poter attivare delle azioni di miglioramento ed ottenere dei risultati.
Garantire il raggiungimento degli obiettivi del Piano Strategico attraverso la gestione del progetto di miglioramento delle performance d’Acquisto
Per garantire il raggiungimento degli obiettivi del piano strategico degli acquisti è necessario avere un approccio strutturato, una metodologia che permetta, una volta definiti gli obiettivi, di orientare il team di persone e tutta l’azienda al raggiungimento dei target fissati; le fasi per la gestione del progetto di miglioramento sono:
- Definire gli obiettivi di performance degli acquisti per massimizzare il Valore d’Acquisto
- Migliorare l’organizzazione, qualificare le persone e dotarsi di strumenti efficaci per tutte le fasi del processo d’acquisto
- Sviluppare un progetto di miglioramento delle performance d’acquisto:
- Progettare l’intervento
- Definire le priorità strategiche degli acquisti
- Analizzare la situazione attuale
- Definire le strategie per ogni famiglia merceologica
- Implementare le strategie con un piano operativo
- Ottenere i risultati attraverso la gestione del progetto e un sistema di reporting dei principali indicatori di performance degli acquisti
È inoltre importante, per garantire la riuscita del progetto, identificare gli interventi mirati per eliminare i rischi e le criticità del progetto (Risk Management):
- Mancanza del Commitment
- Obiettivi non chiari
- Mancanza di Pianificazione
- Demotivazione del personale
- Mancanza di coinvolgimento e responsabilizzazione sui risultati
- Scarsa autonomia del gruppo di lavoro nell’implementare le azioni e nel mantenere i risultati
L’impostazione del progetto è determinante e di fondamentale importanza: in questa fase vanno definiti i gruppi di lavoro, gli obiettivi, le responsabilità e le scadenze di ogni fase del progetto (action plan); il controllo costante dei risultati ottenuti nel tempo per ogni fase del progetto permette di essere reattivi e tempestivi nel modificare e mettere a punto le azioni in corso e nell’attivare nuove azioni più efficaci per il raggiungimento degli obiettivi.
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