La funzione acquisti: quale coerenza tra importanza strategica e posizionamento organizzativo?

PREMESSA: ACQUISTI COME VANTAGGIO COMPETITIVO

Anche se è ormai riconosciuto il ruolo strategico della Direzione Acquisti ritengo sia ancora importante sottolineare il valore e il vantaggio competitivo che può generare all’interno dell’ azienda; questo perché,  ed è anche la testimonianza di moltissimi Direttori Acquisti che incontro nella mia attività lavorativa, ancora esistono difficoltà da parte della Direzione Aziendale nel capire come gli Acquisti contribuiscono a generare vantaggio competitivo e redditività all’azienda;
le principali difficoltà riscontrabili sono:

• il management di molte aziende deve ancora esaminare e capire quanto gli acquisti siano direttamente collegati con le strategie aziendali e quanto possano contribuire all’ottenimento dei vantaggi competitivi;
• non sempre le strategie degli acquisti sono integrate con quelle aziendali;
• la mancanza di input da parte degli Acquisti (proattività), in sede di pianificazione strategica aziendale, riduce le opportunità per la Funzione stessa di fornire un valido contributo alla competitività dell’azienda;
• si confonde molte volte il ruolo dell’approvvigionamento con quello degli Acquisti;
• la struttura degli acquisti è molto spesso dimensionata sull’operatività degli approvvigionamenti
• mancano professionalità e competenze specialistiche
• i profili professionali delle persone sono poco focalizzate su competenze d’acquisto
• manca una collaborazione interfunzionale nel raggiungere obiettivi sul processo d’acquisto
• il coinvolgimento degli Acquisti, molte volte, avviene troppo tardi quando le specifiche d’acquisto sono già state definite
• Manca molte una percezione del legame diretto tra riduzione del costo totale d’acquisto ed impatto diretto e molto forte sull’utile, soprattutto come confronto con la Direzione Commerciale; per esempio se gli Acquisti incidono il 60% sul Fatturato dell’azienda e utile dell’azienda sul fatturato è il 5%, un’azione di riduzione dei costi del 2% genera un utile all’azienda di 1% (+20% di utile); il Commerciale per generare lo stesso utile +1% deve aumentare il fatturato di circa il 20%.

Nonostante tutte queste difficoltà nel “valorizzare” la Funzione Acquisti all’interno dell’azienda, negli ultimi anni se ne sta evidenziando sempre più il ruolo strategico e il contributo che può generare in termini di vantaggio competitivo e di redditività.

COERENZA TRA IMPORTANZA STRATEGICA E POSIZIONAMENTO ORGANIZZATIVO

Questa crescente consapevolezza dell’importanza strategica (rappresentata dalla dipendenza diretta dalla Direzione Generale) non sempre è accompagnata, in modo coerente, da un posizionamento organizzativo in termini di:

• Livelli
• Retribuzioni
• MBO e sistemi di incentivazione

Il posizionamento organizzativo, in termini di livello, retribuzione e sistema di incentivazione, è di solito legato ai livelli di responsabilità che la posizione prevede; in particolare per gli Acquisti le principali responsabilità sono:

• Elaborare i budget d’acquisto
• Garantire la sicurezza contrattuale
• Garantire la sicurezza d’approvvigionamento
• Garantire e migliorare la qualità dei prodotti/servizi acquistati
• Garantire e migliorare il servizio (consegna, assistenza,…) dei prodotti/servizi acquistati
• Ridurre i costi totali d’acquisto (savings e riduzione dei costi di non performances del fornitore)
• Attivare il miglioramento costante delle prestazioni dei fornitori (costi, qualità, servizio, innovazione)
• Garantire la “Internal Customer Satisfaction”
• Operare con etica professionale

E’ chiaro già dall’elenco delle responsabilità la dipendenza della Direzione Acquisti deve essere direttamente dalla Direzione Generale.

Ancora oggi si trovano aziende dove gli Acquisti dipendono dalla Direzione Stabilimento, Logistica, …; questo va bene se parliamo di attività d’approvvigionamento (legate alla gestione dell’ordine) ma non se parliamo d’Acquisto.

Livelli

Molti Direttori Acquisti non sono ancora inquadrati come “Dirigenti”; questo vale soprattutto per le aziende di media dimensione e senza una cultura da multinazionale.

Le cause possono essere molteplici; alcune sono riferite alla difficoltà di percezione che la Direzione ha del contributo strategico che possono generare gli Acquisti, altre sono invece legate alla carenza di competenze e capacità delle persone che svolgono il ruolo di Direttore Acquisti; dal nostro Osservatorio “Competenze e Skill Gap nella Funzione Acquisti” emerge che il livello manageriale degli Acquisti non sempre è all’altezza delle esigenze richieste dal nuovo ruolo.

Retribuzioni

Tutto quello detto precedentemente deve avere un riflesso diretto sulle retribuzioni.

Purtroppo i livelli retributivi fissi non sempre sono allineati ai livelli di responsabilità e al contributo di redditività ed utile che genera all’interno dell’azienda; questo vale soprattutto se ci confrontiamo per esempio con un Direttore Commerciale, Vendite, Stabilimento e Finanza e Controllo.

Obiettivo della Direzione Acquisti è riuscire ad allineare i livelli retributivi alle responsabilità delle altre principali Funzioni Aziendali.

MBO e sistemi di incentivazione

Il sistema di incentivazione si base sempre su un sistema di valutazione delle prestazioni; la valutazione deve essere vista come una opportunità di miglioramento personale e professionale. Infatti la valutazione si basa sui principi del miglioramento continuo:

• per migliorare si deve gestire
• per gestire in modo efficace si deve controllare
• per controllare accuratamente si deve misurare
• per misurare in modo affidabile si deve definire
• per definire precisamente si deve quantificare

La valutazione è il primo passo per la definizione di un sistema di incentivazione.

Il sistema di retribuzione variabile per gli Acquisti (tipico per il Commerciali), non sempre è presente, in particolare:

• i sistemi Mbo per i responsabili, se presenti arrivano mediamente ad un 20%.
• i sistemi di incentivazione per i buyers, non sono quasi mai presenti e se sono presenti arrivano a circa una mensilità (assimilabile al premio di risultato aziendale)

Alcune considerazioni sul sistema di incentivo per la Direzione Acquisti

• Il sistema di incentivo deve essere sempre giustificato economicamente: con riferimento agli obiettivi di miglioramento dei Costi Totali d’Acquisto.
• E’ importante definire un massimo di incentivo per Posizioni presenti all’interno della Funzione Acquisti, legato ad una % sulla Retribuzione Fissa.
• Non deve esssere finalizato solo alla Riduzione dei Costi d’Acquisto: il rischio è di innescare una “pericolosa” caccia al prezzo più basso senza considerare la QUALITA’ e il SERVIZIO.
• L’incentivo economico è da legare al raggiungimento congiunto di più parametri: COSTI, TEMPO, QUALITA’; basta non raggiungere un obiettivo legato ai Parametri Qualità e Tempo per escludere quello legato alla riduzione di Costo; questo per incentivare le persone a tenere sotto controllo gli obiettivi dei TRE Parametri.
• L’incentivo deve, per non creare “rivalità interne”, essere legato agli obiettivi del Gruppo di Lavoro, con una parte variabile legata alle capacità individuali.
• La curva di incentivo deve spingere le persone al miglioramento continuo delle prestazioni.

Per evitare di chiedere ed inserire sistemi di incentivazione specifici per gli acquisti, che presuppongono comunque un riferimento ed un cambiamento della politica retributiva aziendale, consiglio di instaurare dei premi come “una tantum” al raggiungimento di specifici obiettivi di miglioramento delle performance d’acquisto (non solo riduzione di costi, ma anche miglioramento della qualità e servizio).

Presentare alla Direzione Generale il Piano Strategico ed Operativo degli Acquisti, con l’analisi costi e benefici, ne facilita la condivisione e quindi l’approvazione; permette inoltre, nei confronti della Direzione, di aumentare la credibilità, la visione strategica-economica della Direzione Acquisti e la possibilità di chiedere un incentivo “Una Tantum” al raggiungimento degli obiettivi.

QUALE STRATEGIA PER MIGLIORARE IL POSIZIONAMENTO ORGANIZZATIVO DEGLI ACQUISTI

 Le azioni principali da intraprendere, per migliorare il “Posizionamento Organizzativo” degli Acquisti, migliorare, la credibilità e la visibilità, sono:

1. Sviluppare il Piano Strategico degli Acquisti (su un orizzonte di 3 anni);
2. Creare una “visione futura”, con il consenso della Direzione, al fine di controllare e sviluppare il processo d’acquisto;
3. Valutare la qualità e la capacità dell’attuale funzione acquisti per supportare gli obiettivi ed i traguardi aziendali;
4. Riprogettare e reingegnerizzare il processo di acquisto (interfunzionale) con l’obiettivo di massimizzare il contributo a livello aziendale, ristrutturando gli acquisti sia da un punto di vista tattico che strategico;
5. Identificare le persone “chiave” adatte ad assumere la leadership ed in grado di supportare il cambiamento continuo a livello acquisti – azienda;
6. Stabilire piani di sviluppo professionale per le persone, in linea con le esigenze attuali e future dell’azienda, in funzione anche delle capacità e delle attitudini richieste; ristrutturando, allo stesso tempo, sistemi di misura e di valutazione per gli acquisti in grado di misurare efficacia ed efficienza e di orientare le persone, motivandole ad un miglioramento continuo delle performance.

Obiettivo principale degli Acquisti non è quindi ridurre i costi ma massimizzare il Valore d’Acquisto.

Da un’indagine effettuata in Italia, su un campione di 500 Direttori Acquisti, emerge come una delle difficoltà più presenti in azienda è la capacità di rimuovere i vincoli d’acquisto generati dai clienti interni e la capacità di dare visibilità, credibilità e valore degli Acquisti alla Direzione Generale.

Nonostante la presa di coscienza dell’importanza di questi aspetti, molto spesso, vengono sottovalutate le azioni che si possono effettuare per migliorarli; va quindi definito un piano di Marketing Interno con dei precisi obiettivi e delle azioni per poterli raggiungere.

Come sviluppare un piano di Marketing Interno degli Acquisti

Fare Marketing degli Acquisti significa “vendere” positivamente il proprio ruolo, i risultati ottenuti e il contributo in termini di vantaggio competitivo per l’azienda; significa sviluppare una leadership riconosciuta all’interno dell’azienda.

Il Marketing Interno della Funzione Acquisti si intende quel processo di “leadership” (Comunicazione) rivolto alla Direzione Generale, ai Clienti Interni e ai propri Collaboratori.

Per ognuno di loro è importante poter identificare quali obiettivi e quale azioni intraprendere per poter raggiungere i risultati attesi:

Direzione Generale

Obiettivi:

• Condividere obiettivi strategici
• Aumentare la visibilità e la credibilità della Direzione Acquisti
• Ottenere il Commitment per un ruolo strategico degli Acquisti

Strumenti ed azioni:

• Definizione del Piano Strategico degli Acquisti
• Reporting di avanzamento sui risultati ottenuti
• Capacità di comunicazione e relazione

Clienti Interni

Obiettivi:

• Informare su andamenti, nuovi prodotti/servizi, su attività e criticità degli acquisti
• Coinvolgere su obiettivi comuni e collaborare
• Condividere e corresponsabilizzare i clienti interni su obiettivi comuni legati al processo d’acquisto
• Soddisfare le esigenze del cliente interno (customer satisfaction)

Strumenti ed azioni:

• Piano strategico acquisti
• Reporting sulle attività e i progetti della Direzione Acquisti
• Acquisti in team
• Riunioni interfunzionali
• Capacità di comunicazione e relazione

Collaboratori

Obiettivi:

• Sviluppare la professionalità dei Buyers
• Coinvolgere e motivare
• Responsabilizzare su obiettivi e risultati ottenuti

Strumenti ed azioni:

• Deployment degli obiettivi del piano strategico
• Stesura di Schede Progetto: chi fa che cosa entro quando e come
• Analisi dei risultati e reporting per definire azioni di miglioramento
• Piano di crescita professionale
• Capacità di comunicazione e relazione

E’ chiaro che la capacità di comunicazione (leadership) del Direttore Acquisti è un elemento fondamentale per poter raggiungere gli obiettivi di Marketing Interno.

IL PIANO DI COMUNICAZIONE INTERNA: AUMENTARE CREDIBILITÀ, VISIBILITÀ E POSIZIONAMENTO ORGANIZZATIVO

 Il livello di importanza della funzione acquisti all’interno della struttura organizzativa aziendale può crescere ulteriormente; è importante però che il management degli acquisti tenga presente alcuni aspetti:

• E’ necessario conoscere la posizione competitiva dell’azienda al fine di capire come poter creare valore.
• Bisogna implementare strategie proattive che aggiungano valore al prodotto realizzato; tra queste la gestione dei costi totali, la collaborazione nelle attività organizzative e nello sviluppo di nuovi prodotti e processi, la creazione di alleanze di lungo periodo e l’outsourcing;
• Nella loro posizione di leadership, i manager degli acquisti dovrebbero:
• Avere la consapevolezza che gli acquisti possono dare un contributo importante allo sviluppo aziendale.
• Riuscire a trasferire al resto dell’azienda questi concetti adeguando il linguaggio all’interlocutore
• Conoscere le nuove tendenze a livello di business.
• Introdurre dei cambiamenti che possano accrescere il valore della funzione acquisti all’interno dell’organizzazione.
• dimostrare come la propria strategia supporti quella aziendale.
• Rivedere la cultura degli acquisti per assicurarne la compatibilità con quella aziendale.
• Assumere e formare persone competenti che possiedano la conoscenza del business e dei prodotti, che abbiano attitudini a lavorare in team, a sviluppare le proprie conoscenze
• Avere elevata visibilità dell’intero processo d’acquisto per valorizzarlo alla Direzione Generale.

La definizione del piano strategico ed operativo degli acquisti è il primo passo fondamentale per sviluppare in modo proattivo il Marketing Interno della Funzione Acquisti.

Il reporting direzionale degli Acquisti è un ulteriore ed importante strumento di comunicazione interna sia nei confronti della Direzione Generale sia nei confronti dei Clienti Interni.

Sicuramente tutte queste azioni di marketing interno possono aiutare a migliorare il posizionamento organizzativo degli acquisti sia a livello di inquadramento e retribuzione che di sistemi di incentivazione.

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